Overbooking terjadi ketika jumlah pemesanan yang diterima melebihi jumlah kamar yang tersedia. Hal ini bisa terjadi karena beberapa faktor, seperti pembatalan mendadak, ketidakhadiran tamu, atau kesalahan dalam manajemen pemesanan. Meskipun ini merupakan situasi yang tidak diinginkan, ada berbagai cara untuk menghindarinya dan memastikan tamu mendapatkan pengalaman yang memuaskan.
Banyak tamu yang membatalkan pemesanan atau tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya. Hal ini menyebabkan hotel menerima lebih banyak pemesanan daripada jumlah kamar yang benar-benar tersedia. Ketidakhadiran ini kadang sulit diprediksi, yang membuat pengelolaan hunian menjadi lebih rumit.
Prediksi permintaan berdasarkan data historis atau tren dapat membantu, tetapi tidak selalu akurat. Fluktuasi yang tidak terduga, seperti lonjakan permintaan mendadak atau acara besar, bisa membuat hotel kekurangan kamar yang tersedia, meskipun prediksi awal menunjukkan ketersediaan.
Kesalahan dalam manajemen pemesanan, seperti pencatatan ganda atau sistem yang tidak terintegrasi dengan baik, sering menyebabkan overbooking. Pemesanan yang diterima melalui berbagai saluran (website, agen perjalanan, aplikasi) tanpa integrasi yang tepat dapat meningkatkan risiko kesalahan
Memanfaatkan sistem manajemen hotel (PMS) yang terintegrasi dengan berbagai saluran pemesanan (online travel agents, website, aplikasi) sangat penting. Sistem ini memungkinkan pemilik hotel untuk memantau dan mengelola pemesanan secara real-time, sehingga dapat menghindari pemesanan ganda atau kesalahan pencatatan yang sering menjadi penyebab overbooking.
Menetapkan kebijakan pembatalan yang jelas dan memantau ketidakhadiran tamu secara rutin dapat memberikan gambaran yang lebih akurat tentang tingkat hunian hotel. Jika hotel dapat mengantisipasi pembatalan atau ketidakhadiran, mereka dapat mengatur ulang pemesanan dan mengurangi risiko kamar kosong yang tidak terisi.
Meskipun kebijakan pembatalan yang fleksibel memberikan kenyamanan bagi tamu, kebijakan ini juga dapat menyebabkan pembatalan mendadak, yang menyulitkan perencanaan tingkat hunian. Untuk mengurangi risiko ini, hotel dapat menetapkan batas waktu tertentu untuk pembatalan gratis, dan memberikan biaya pembatalan untuk pemesanan yang dibatalkan pada menit terakhir.
Dengan memanfaatkan data analitik untuk menganalisis tren permintaan berdasarkan musim, acara lokal, dan pola tamu sebelumnya, hotel bisa membuat perkiraan yang lebih tepat mengenai jumlah kamar yang akan dibutuhkan pada waktu tertentu. Prediksi yang lebih akurat memungkinkan hotel untuk mengelola pemesanan dengan lebih baik dan menghindari overbooking.
Pelatihan yang baik untuk staf hotel dalam mengelola pemesanan sangat penting untuk menghindari kesalahan pencatatan. Staf yang terlatih dengan baik akan lebih cepat mengidentifikasi dan menangani masalah pemesanan ganda, serta memastikan bahwa setiap tamu mendapatkan kamar sesuai dengan yang mereka pesan. Hal ini akan membantu mengurangi potensi overbooking dan meningkatkan efisiensi operasional.
Baca Juga: "Hotelier: 7 Hal Menariknya Karir di Industri Perhotelan"
Dengan menerapkan solusi-solusi di atas, hotel dapat meminimalkan kemungkinan terjadinya overbooking, serta memastikan tamu mendapatkan pengalaman yang memuaskan. Pengelolaan yang cermat dan penggunaan teknologi yang tepat adalah kunci utama dalam menghindari masalah ini.
Anyaman adalah sebuah perusahaan induk yang menyediakan solusi bagi industri perhotelan, hotel, villa & service apartment di bidang Manajemen Perhotelan, Sistem & Teknologi Informasi serta Pengembangan Bisnis, yang didirikan pada awal tahun 2024, dalam rangka menjawab pesatnya perkembangan pariwisata secara umum dan perhotelan secara khusus di Indonesia saat ini
